La comptabilité dans une copropriété

Sujet sensible et parfois complexe, tenir la comptabilité dans une copropriété est obligatoire. Contrairement à ce que l’on peut penser, c’est le syndicat de copropriétés et non le syndic qui est responsable de la comptabilité. 3 choses à savoir sur la comptabilité dans une copropriété.

Le compte bancaire séparé

Depuis le 26 mars 2015, chaque syndicat des copropriétaires a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé et en son nom. En règle générale, il mandate le syndic de copropriété en son nom qui ouvrira le compte bancaire. Le syndicat des copropriétaires ne peut pas faire pression sur le choix de l’établissement bancaire, il doit s’y plier. A compte de 2017, les versements au titre du fonds de travaux doivent faire l’objet d’un compte bancaire séparé et appartiennent au syndicat de copropriétaires, la réserve spéciaux pour les travaux futurs non encore voté est supprimée. En cas de vente d’un lot, le vendeur ne peut récupérer les sommes versées.

Comptabilite Syndic De Coproprietes

Le plan comptable et la présentation des comptes

Comme pour les entreprises, la durée de l’exercice comptable est de 12 mois consécutifs. Ils sont clôturés à la date de fin de l’exercice comptable. C’est l’assemblée générale qui doit approuver chaque année les comptes du syndicat des copropriétaires, il a alors un délai de 6 mois à compter de la date de clôture.

Plan comptable obligatoire

Les présentation des comptes s’articulent autour de 5 tableaux obligatoires :

  1. L’état financier en fin d’exercice, situation financière et trésorerie.
  2. Compte de gestion de l’exercice clos réalisé et budget prévisionnel de l’exercice.
  3. Compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice clos réalisé (N) et budget prévisionnel de l’exercice (N + 1 & N+2).
  4. Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l’exercice clos réalisé.
  5. État des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votées non encore clôturés à la fin de l’exercice.

Tenir la comptabilité de la copropriété

C’est le syndic de copropriété qui tient la comptabilité de la copro. Il a l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement (comptabilité en partie double) si le budget prévisionnel est supérieur à 15 000€  et si la copropriété englobe plus de 10 lots. C’est pourquoi, il est parfois judicieux pour les petites copropriétés de nommer un syndic bénévole , car la comptabilité s’en trouve simplifiée.

Notions de comptabilité applicable à une copropriété

Il y a toujours 2 écriture à passer dans une opération comptable, l’une pour le débit d’un compte et l’autre pour le crédit d’un compte. Si vous régler la facture d’un prestataire, par exemple le réparateur de l’ascenseur pour 200€, vous devez débiter de 200€ votre compte et créditer de 200€ le compte du réparateur. L’opération doit donc être équilibrée.

Vous devez néanmoins distinguer les charges et produits pour opérations courantes des charges et produits pour opérations exceptionnelles comme les travaux.

La liste des comptes doit être numérotée et classée selon le plan comptable de l’immobilier dont voici les classes :

  • Classe 1 : emprunts, subventions, avances, provisions.
  • Classe 4 : tiers et copropriétaires.
  • Classe 5 : comptes financiers.
  • Classe 6 : comptes de charges.
  • Classe 7 : compte de produits.

Dans certains cas, le plan comptable de l’immobilier ne permet pas de saisir toutes les opérations de manière séparée, c’est alors au syndic de créer des sous-comptes qui devront être obligatoirement liés au compte général dont ils font partie.

Chaque écriture comptable doit comporter des mentions obligatoires comme le libellé, la date et le numéro de facture, la date et la référence du paiement, la période et l’objet de l’appel de fonds.

Toutes les opérations sont saisies en TTC, cependant les syndic de copropriété font apparaître les montants de TVA pour les copropriétaires qui en auraient l’utilité comme les locaux commerciaux dans les immeubles.

Les documents comptables sont relativement les mêmes que pour une société, et le syndic a l’obligation de produire le livre journal des opérations, le grand livre des comptes du syndicat et la balance des comptes. Ces documents devront être conservés et archivés durant une période de 10 ans.